Oude brieven van familie bewaren

Mensen die over een verzameling oude familiebrieven beschikken, zitten op een goudmijn. Sinds de uitvinding van de telefoon, e-mail, sms, Twitter en Facebook, om maar een paar manieren van moderne communicatie te noemen, is het schrijven van brieven in het slop geraakt. Een reden temeer om alle oude brieven in uw genealogiecollectie goed voor toekomstige generaties te bewaren. Of u nu 100 brieven of slechts één brief hebt, ze zijn belangrijk voor uw familiegeschiedenis en dragen bij aan uw familieverhaal.

Er kunnen ook brieven uit de oorlog in uw collectie zitten. Die zijn niet alleen belangrijk voor uw familiegeschiedenis maar ook voor de wereldgeschiedenis, vooral als uw voorouders in hun brieven over de oorlog schreven. Liefdesbrieven zijn een geweldige bron voor genealogische informatie en om erachter te komen hoe uw voorouders elkaar hebben ontmoet en verliefd zijn geworden. Ik ben persoonlijk erg gesteld op migratiebrieven, de brieven van familieleden die naar verschillende delen van de VS zijn geëmigreerd of van het ene land naar het andere zijn verhuisd. Het behoud van hun ervaringen is essentieel om ervoor te zorgen dat de informatie niet verloren gaat.

Orde scheppen

Eerst moeten we een beetje orde in de verzameling scheppen. Veel genealogen hebben stapels brieven, schoenendozen vol brieven of met linten of elastiekjes gebundelde brieven. Het ordenen van de correspondentie helpt u bij het beheren van uw genealogische gegevens en het is goed mogelijk dat u tijdens het werk nog onbekende informatie vindt.

–Rangschik uw brieven in chronologische volgorde. Dat is een eenvoudige manier om te beginnen met het organiseren van uw brieven. Gebruik of de datum op de brief zelf of de datum op de envelop, als u maar consequent blijft.

–Hebt u brieven van meerdere familieleden? Rangschik ze eerst op achternaam en vervolgens voor iedere achternaam in chronologische volgorde. Als u de correspondentie op die manier indeelt, kunt u snel en efficiënt de brieven van een bepaalde persoon terugvinden.

–U kunt de brieven ook indelen aan de hand van belangrijke gebeurtenissen in de levens van uw voorouders. Bijvoorbeeld door alle brieven uit de Tweede Wereldoorlog of alle brieven uit de studietijd te groeperen en daarna op datum te leggen.

–Het belangrijkste bij het organiseren van de brieven is het vinden van een systeem dat voor u werkt. Houd uw werkwijze vervolgens consequent aan.

Openvouwen en platvouwen

Als u over de ordening hebt nagedacht, is het tijd om wat conserveringswerk te doen. “Conserveren” is een mooi woord voor “behouden”. De Society of American Archivists omschrijft het als: “actie ondernemen om verslechtering of verlies te voorkomen”.

De vraag die mij als archivaris het meest door genealogen over oude brieven wordt gesteld is: “Laat ik de brief in de envelop zitten of haal ik hem eruit?” Mijn antwoord is altijd dat het beter is om de brieven uit de enveloppen te halen.

Brieven die opgevouwen in hun enveloppen blijven zitten, raken in de loop der tijd beschadigd. De belangrijkste reden daarvoor is dat mensen de brieven kunnen beschadigen als ze ze regelmatig uit de envelop halen om ze te lezen. Het briefpapier wordt na verloop van tijd zwakker op de vouwen en kan gaan slijten of scheuren. Om dat te voorkomen volgen hier enkele stappen die u thuis kunt uitvoeren om uw oude familiecorrespondentie te conserveren.

• Haal elke brief uit de enveloppe en vouw hem open zodat hij plat is. LET OP: Houdt de brieven bij de enveloppen. Bewaar elke brief samen met zijn enveloppe. Ik stel voor dat u elke brief die u uit de envelop hebt genomen en plat hebt gestreken met een plastic paperclip aan de envelop vastmaakt. GEBRUIK NOOIT METALEN PAPERCLIPS. Gebruik geen metalen paperclips en zorg dat uw documenten niet met metaal in contact komen. Metalen paperclips beschadigen uw documenten door roestvorming en doordat ze aan uw documenten blijven kleven. Dit kan roestvlekken en mogelijk zelfs scheuren veroorzaken, wanneer u de paperclips van het papier probeert te wrikken.
• Als uw brieven lange tijd opgevouwen in hun enveloppen hebben gezeten, willen ze mogelijk niet automatisch platliggen. In dit geval moet u stappen ondernemen om de brief plat te maken. Leg de brieven op een schone, droge ondergrond, waar geen zonlicht komt en waar ze geruime tijd onaangeroerd kunnen liggen. Houd de envelop bij iedere brief. De enveloppen hoeven waarschijnlijk niet platgemaakt te worden maar houd ze toch bij de brieven.

In beschermhoezen stoppen

Als uw brieven plat zijn, kunt u ze in hoezen stoppen. Het doel hiervan is dat uw brieven en enveloppen goed beschermd zijn tegen beschadiging als ze in de hand worden genomen. Het beste is dat u uw brieven zo min mogelijk aanraakt. Door ze in hoezen te bewaren, voorkomt u ook dat er stof en vuil op de documenten komen.

• U moet archiefhoezen kopen die zuurvrij en ligninevrij zijn en de Photographic Activity Test (PAT-test volgens ISO 18916:2007) hebben doorstaan. De hoezen mogen bestaan uit bopet (biaxiaal georiënteerd polyethyleentereftalaat, merknaam Mylar), polyester of polypropyleen. De hoezen worden in alle maten verkocht, voor verschillende formaten briefpapier. Zorg ervoor dat u een formaat kiest dat goed om uw brieven past en rondom een marge van ongeveer een halve centimeter vrijlaat. U wilt de hoezen niet helemaal volstoppen of te veel ruimte rondom het papier ongebruikt laten, waardoor de brieven kunnen gaan schuiven. Bespaar hierbij niet op de kosten en gebruik de juiste hoezen.
• Doe de envelop bij de brief in de hoes. Ze mogen nooit van elkaar gescheiden raken. Als de klep van uw envelop nog heel is, dan vouwt u hem tegen de envelop terug. De lijmrand op de klep van de envelop kan chemicaliën bevatten die uw brief kunnen beschadigen als de lijm in contact komt met de brief.
• Als u de brief en envelop samen in de hoes hebt gestopt, ziet u dat de hoes vanwege de statische elektriciteit direct rond het document sluit. Dit is wat de hoes gesloten houdt. Uw brieven zijn beschermd en kunnen niet uit de hoezen vallen.

U kunt de in hoezen verpakte brieven vervolgens in archiefmappen stoppen en die in een archiefkast leggen of de mappen in een 3-rings ringband bewaren.

Het papieren erfgoed van uw familie is een uniek onderdeel van uw familiearchief. De informatie daarin is van onschatbare waarde en moet bewaard blijven.

Dit is een gastpost van Melissa Barker. Melissa is archivaris, professioneel genealoog en de eigenaar van Once Upon A Time Genealogy. Ze heeft meer dan 26 jaar ervaring in genealogisch onderzoek en zes jaar ervaring op het gebied van archiefbeheer.