12 stappen om een perfecte familiereünie te organiseren

Van onze gastblogger Schelly Talalay Dardashti, genealogie-expert bij MyHeritage

Zou het niet geweldig zijn om uw familie die verspreid woont over het hele land, te laten samenkomen zodat iedereen elkaar persoonlijk kan ontmoeten? E-mail en Skype zijn ook niet alles. Sommige families organiseren om de twee jaar een reünie, andere families jaarlijks of iedere vijf jaar. Weer anderen hebben nog nooit een officiële bijeenkomst georganiseerd.

In onze Dardashti-familie hebben we ook over dit idee nagedacht. Er zijn echter zoveel familieleden dat we een voetbalstadion nodig zouden hebben. Enkele jaren geleden hadden we een mini-reünie met nazaten van zes takken van de Talalay-familie. Het was waarschijnlijk voor het eerst in meer dan 100 jaar dat deze takken elkaar weer ontmoetten, sinds eind jaren negentig van de negentiende eeuw, toen veel neven Wit-Rusland en Rusland verruilden voor de Verenigde Staten. We waren allemaal verbluft over de familiegelijkenis en overeenkomsten in persoonlijkheid binnen onze kring, ook onder degenen die tot voor kort in de steden van onze voorouders waren blijven wonen.

Vergeet niet dat uw familiewebsite op MyHeritage zeer geschikt is om te communiceren met de deelnemers aan een reünie. U kunt er uw plan en uitnodigingen delen. En na de gebeurtenis kan de hele familie er de foto’s en filmpjes bekijken. Dat zal degenen die niet zijn geweest, aanmoedigen om de volgende keer wel te verschijnen.

Hoe organiseert u een familiereünie? Deze 12 stappen helpen u daarbij:

1. Zorg voor een strakke organisatie.
Het is aan te bevelen om de verantwoordelijkheden onder een groep mensen te verdelen, maar er moet een voorzitter zijn. U misschien? Het is toch uw idee! Afhankelijk van de grootte van het evenement, moeten er overlegmomenten worden gepland en lijsten worden gemaakt met vrijwilligers en de taakverdeling. Ook moet er een agenda worden opgesteld en moeten de mensen aan hun afspraken worden gehouden. Denk bijvoorbeeld na over commissies voor de catering, de activiteiten en de communicatie.

2. Welk soort evenement?
Reünies kunnen informeel of officieel zijn en het budget kan bescheiden zijn (belangrijk in deze tijd) of ruim bemeten. Een picknick is vaak eenvoudig, relatief goedkoop en erg gezellig. Of denkt u aan een diner in een restaurant? Een kampeerreis? Een themapark? Een boottocht? Een skivakantie of dagje langlaufen met de hele familie? Er zijn vele mogelijkheden. Reisafstand en kosten zijn een belangrijke factor.

3. Kies een datum.
Houd rekening met het seizoen, vakanties en landelijke sportevenementen. Hoe lang duurt de reünie? Een dag, een avond of een weekend? Probeer in het laagseizoen te plannen. Een familiereünie in juni zal moeten concurreren met bruiloften en diploma-uitreikingen. Is het weer in een bepaald seizoen van invloed op de activiteiten en deelname?

4. Spoor familieleden op.
Is de reünie bedoeld voor alle nakomelingen van een geïmmigreerde voorouder of, bijvoorbeeld, voor één tak van de familielijn van uw grootmoeder? Hoe groter de groep, hoe meer planning er nodig is. En hoe meer mensen u verwacht, hoe duurder het evenement kan worden (grotere zaal etc.). Hoe vindt u uit het oog verloren familieleden? Als u uw familiegeschiedenis goed hebt onderzocht, hebt u misschien al veel namen en adressen tot uw beschikking. Gebruik de voordelen van sociale netwerken als Facebook en Twitter en van genealogische netwerksites als MyHeritage om uit het oog verloren familieleden te vinden. Als u al een lijst met de adressen, telefoonnummers en e-mailadressen van uw familieleden bijhoudt, bent u natuurlijk zó klaar. Denk maar: beter laat dan nooit. Begin vandaag nog met een familieledenlijst.

5. Kies een geschikte locatie.
Kleine groepen kunnen samenkomen in iemands tuin, in een klein vakantieresort of in een themapark. Denk bijvoorbeeld aan mogelijkheden zoals campings, weekendjes in een hotel of Bed&Breakfast, het voorouderlijke huis of dorp, boerderijvakanties of huur een boot. In de zomer zullen de deelnemers wellicht graag willen zwemmen, vooral de jongere familieleden.

6. Stel een budgetplanning op.
Probeer realistisch te budgetteren en de kosten laag te houden. Maak een budget en bepaal een manier om geld van de deelnemers in te zamelen. Denk na over fondsenwerving, een loterij of een veiling. Houd de gemaakte kosten en ontvangen betalingen goed bij. Onthoud: hoe duurder het evenement, hoe kleiner het aantal deelnemers.

7. Maak vooral plezier!
Houd het feest op gang met een welkomstwoord en het uitreiken van prijzen en certificaten aan de oudste en jongste deelnemer, degene die het langste of het kortste gereisd heeft of de meeste kinderen of kleinkinderen heeft etc. Stel een boek samen met familierecepten of de familiegeschiedenis en hang grote familiestambomen op, zodat iedereen kan zien hoe ze met elkaar verwant zijn. Denk ook aan speciale T-shirts of petjes, een gastenboek, naamplaatjes en een plakboek over de reünie. U kunt een website voor de familiereünie opzetten, waarop u foto’s, video’s en informatie over de gebeurtenis kunt publiceren. U kunt de toegang tot de website beperken tot de familieleden die zijn uitgenodigd. U kunt hiervoor ook uw familiewebsite op MyHeritage gebruiken.

8. Plan activiteiten voor jong en oud.
Plan leuke activiteiten om het ijs te breken: spelletjes, verhalen vertellen, speciale activiteiten voor de kinderen, een knutselhoekje, familie-memorabilia, groepsfoto’s, historische familiefoto’s, een video over de reünie, een familielandkaart, een talentenjacht, familiesketches, onderzoek naar de familiegeschiedenis, een tijdcapsule maken, het maken van een quilt voor de reünie, taarteetwedstrijden, babyfoto’s, een ceremonie, enzovoort.  Laat uw creativiteit de vrije loop!

9. Kies een thema.
Een thema vereenvoudigt het plannen van de activiteiten, catering, uitnodigingen en andere onderdelen. Enkele voorbeelden zijn bijvoorbeeld immigratie, familiegeschiedenis, gedenkdag, verjaardag, circus, feest, vakantie, safari of welk thema dan ook dat past bij uw familie. Vele familiereünies zijn gericht op de familiegeschiedenis en de afkomst van de groep van één persoon of echtpaar, terwijl ook het familieverhaal van voor de emigratie aan bod komt.

10- Laat het iedereen weten.
Houd iedereen op de hoogte over de details: datum, tijd, plaats, contactpersonen, geplande activiteiten, kosten per persoon of gezin. Laat iedereen weten wat er al dan niet bij de prijs is inbegrepen. Post regelmatig updates en herinneringen, routebeschrijvingen en betaalinformatie. Herinner familieleden eraan dat ze hun komst nog niet hebben bevestigd en stel iedereen op de hoogte over kleding voor speciale evenementen en andere details. Gebruik uw familiewebsite op MyHeritage om uw familie te informeren over de reünieplannen.

11- Eten met de familie.
Picknicks zijn eenvoudig te organiseren en sfeervol. Het is ook gemakkelijk als iedereen één of twee gerechten meeneemt om te delen. Een restaurant of hotel is heerlijk, als de kosten niet te hoog zijn voor de meeste aanwezigen. Een maaltijd in een park of bij iemand thuis is ook altijd een mogelijkheid. Vergeet niet dat sommige mensen niet alles kunnen eten vanwege hun gezondheid, persoonlijke voorkeuren of godsdienst. Hebt u extra tafels en stoelen nodig?

12- Doe het niet allemaal zelf.
Organiseer commissies (zie stap 1). Nodig mensen uit voor commissies voor de aankleding en het opruimen. Zorg ervoor dat er één of meer mensen zijn die tijdens het evenement veel foto’s nemen.

Plan meteen de volgende reünie!

Nu u zover bent gekomen, denkt u waarschijnlijk al na over hoe u de volgende reünie nog beter kunt maken. Vraag alle aanwezigen om aan het einde van het evenement een evaluatieformulier in te vullen. (Als u dat later per e-mail doet, krijgt u minder respons!) Dit is ook meteen het geschikte moment om iedereen te vragen hun gegevens bij te werken (geboorten, huwelijken, sterfgevallen, adressen, e-mailadressen en telefoonnummers). Stuur iedereen die heeft geholpen een bedankbriefje. Maak gedurende het jaar – en als voorbereiding voor de volgende reünie – een familienieuwsbrief, zodat iedereen op de hoogte blijft.

Hebt u ooit een familiereünie georganiseerd of bijgewoond? Wat was het leukste onderdeel? Wat was het leukste onderdeel bij het maken van de planning? We horen graag uw ervaringen!